Empezar el año en una operadora UAS: qué caduca y qué toca revisar

Las fechas se conocen; lo difícil es verlas juntas

Casi todo en una operadora UAS tiene fecha: la póliza de responsabilidad civil, los certificados de los pilotos, la documentación de la operadora, las autorizaciones ligadas a zonas concretas, los seguros de cada equipo. Cada una se conoce desde el día en que se registró. El problema aparece cuando varias coinciden en el mismo trimestre o cuando una vence justo antes de una operación ya comprometida.

Pensemos en una operadora pequeña, con dos pilotos y tres UAS, que tiene una campaña de inspecciones en marzo. A mediados de febrero descubre que la póliza vence en plena campaña, que uno de los pilotos tiene una titulación a punto de caducar y que el UAS principal necesita su inspección general. El caso es ficticio, y ninguna de esas fechas era imprevisible. Simplemente nadie las había puesto una al lado de la otra.

Por qué se acumulan

• Están en sitios distintos. Un contrato en el correo, un certificado en PDF, una hoja de cálculo con las inspecciones y la memoria de quien hizo el último trámite.
• Renovar lleva su tiempo. Una aseguradora, un curso de actualización o una nueva autorización no se resuelven en una tarde, y el margen se consume sin que se note.
• La actividad desplaza la revisión. En temporada alta, la urgencia es volar; mirar fechas queda para cuando haya un hueco.
• El mantenimiento tiene dos relojes. Hay revisiones que dependen del calendario y otras que dependen del uso: horas de vuelo, ciclos de carga, tiempo sin utilizar un equipo.

Lo vimos con detalle en «Guardar documentación no significa tenerla controlada»: tener el archivo no garantiza conocer su estado.

Una revisión de enero en cinco bloques

Esta revisión puede hacerse con cualquier herramienta. Lo importante es recorrerla entera y terminar con una lista de fechas y responsables.

• Documentación de la operadora. Registro y certificados, declaraciones o autorizaciones operacionales, manual de operaciones y póliza de responsabilidad civil. Para cada documento, anotad la fecha de caducidad y cuánto tiempo necesita su renovación. Si el año pasado cambió algo en la forma de operar, comprobad también si el manual lo refleja.
• Pilotos. Qué titulación tiene cada piloto, hasta cuándo es válida y si encaja con las operaciones previstas para el año. Una titulación vigente en enero puede no serlo en la campaña de verano; lo tratamos en titulación vigente y disponibilidad operativa.
• Autorizaciones y documentos por zona o por equipo. Autorizaciones de espacio aéreo con fecha de validez, coordinaciones recurrentes, seguros específicos de cada UAS, coberturas del fabricante y cesiones de equipos.
• Mantenimiento. Qué inspecciones están vencidas, cuáles entran en su ventana en los próximos meses y qué UAS conviene revisar antes de la temporada, según el programa de mantenimiento de la operadora y las indicaciones del fabricante.
• Baterías. Cuáles superan los ciclos recomendados o se acercan al límite, cuáles llevan semanas sin usarse y cuáles muestran un estado que aconseja retirarlas.

El resultado no tiene que ser un informe. Basta con una lista corta: qué vence en el primer trimestre, qué vence en el segundo, quién se encarga de cada cosa y con cuánto margen hay que empezar.

Horas y ciclos: el otro calendario

Las fechas de caducidad son fijas; el desgaste de la flota no lo es. El UAS que más voló el año pasado probablemente llegará antes a su siguiente inspección, y las baterías que siempre se usan primero envejecen antes que el resto. Revisar en enero cómo se repartieron las horas ayuda a planificar la temporada: rotar equipos, programar inspecciones en semanas tranquilas y decidir con tiempo si hace falta reponer baterías.

Si quieres profundizar en este punto, en el mantenimiento preventivo empieza antes del primer fallo explicamos cómo planificar las actuaciones antes de que aparezca el problema.

Cómo lo aborda DRONCORE

DRONCORE genera notificaciones cuando un documento se acerca a su fecha de caducidad y cuando ya ha caducado. Entre ellos están el certificado de operadora, la póliza de responsabilidad civil, el EARO, los CECAF, los seguros de cada UAS, DJI Care Refresh y las cesiones de UAS.

Las titulaciones de los pilotos se registran con su fecha de validez y también avisan antes de caducar, tanto los certificados A1/A3, A2 y STS como la titulación práctica STS. Así, la pregunta de qué piloto estará al día en marzo tiene respuesta antes de llegar a marzo.

La vista general de mantenimientos reúne en una pantalla los UAS con alguna inspección vencida o en ventana, las próximas inspecciones de servicio y generales y el estado de las baterías: cuáles sobrepasan los ciclos de carga recomendados, cuáles están cerca del límite, cuáles llevan más de un mes sin uso y cuáles tienen la salud estimada más baja. El panel de UAS muestra además qué equipos acumulan más horas de vuelo.

Los avisos ayudan a ver con tiempo lo que se acerca, pero no renuevan nada por sí solos. Decidir qué se renueva, quién lo tramita y si un equipo puede seguir volando sigue siendo trabajo de la operadora. Puedes ver cómo funcionan en Calendario y avisos y en Mantenimientos y baterías.

Una pregunta para empezar el año

Si mañana alguien os preguntara qué caduca antes de junio, ¿cuánto tardaríais en responder y a cuántos sitios tendríais que mirar?